Te compartimos unos tips básicos que pueden poner en práctica en su organización para reducir estos altos costos de impresión y a la vez garantizar una mayor duración de sus equipos.

1. Revisar inventario de impresoras

En muchos casos hay clientes que no tienen conocimiento de cuantos equipos tienen, de que tipo son y cuales son sus prestaciones y lo más grave cuanto le cuesta imprimir en ellos. Es por esto, que el primer consejo está dirigido a revisar el inventario de equipos para cuantificarlos, mirar su alcance y tomar decisiones. En esta tarea nos encontramos con equipos que por obsoletos encarecen la operación de imprimir o porque son muy básicos para lo que realmente necesitan los empleados o, por el contrario, están siendo subutilizados para el tipo de tarea que realizan en determinado departamento. Una vez llevada a cabo la tarea hemos evidenciado que muchas empresas tienen una cantidad superior de impresoras de las que realmente necesitan.

2. Cuidar el uso del tóner

Como sabemos todos los toners tienen una duración que se mide en número de impresiones y que esta varía dependiendo de la calidad de la impresión y otros factores que estaremos revisando en otra publicación. Por tal razón les aconsejamos que ajusten por defecto la impresión en borrador o “draft” y que esta se cambie a demanda cuando el documento que vayamos a imprimir requiera una mejor calidad.

3. Usar hojas recicladas

Un alto porcentaje de los documentos que imprimimos en nuestras oficinas son para uso interno y no precisan una alta calidad y mucho menos imprimirlo en hojas nuevas. Es por esto que además de aconsejar el uso de impresión en borrador, también les sugerimos que contemplen el uso de hojas recicladas para aquellos documentos que no requieran mayor formalidad. Generalmente para hacer esto, requerimos que nuestra impresora cuente con varias bandejas de papel, de manera que en una tengamos hojas nuevas y en otra las hojas recicladas.

4, Use tipografía que ahorre tóner

Según CNET.com, Century Gothic, Ecofont y Times Roman se encuentran entre las fuentes más económicas, y Arial dentro de las más costosas. En las pruebas se comparó el consumo entre Century Gothic y Arial, y Century Gothic produjo un ahorro del 31 por ciento sobre Arial.